Vraag een werknemer wat hij of zij niet leuk vindt aan werken en vrijwel zeker wordt 'vergaderen' genoemd. Logisch, want op een enkele vergadertijger na vindt bijna niemand er wat aan.

Toch wordt in een gemiddeld bedrijf zo'n tien tot vijfentwintig procent van de werktijd besteed aan 'ouwehoeren'. Vooral Nederlanders spannen de kroon.

Polderen
Het is niet zo dat het in andere landen sneller gaat, het is overal een puinhoop. Maar het is wel typisch Nederlands dat er zoveel mensen meevergaderen. Hier praten ook de mensen in de lage posities mee. Dat van hoog tot laag overleggen, komt door onze wereldberoemde consensuscultuur, en is een van de oorzaken van de vaak eindeloos lange bijeenkomsten.

Het doel van een vergadering
Willen ook Nederlanders efficient overleggen dan moet je van tevoren goede afspraken maken over ieders taak en het doel van het samenzijn. In Nederlandse vergaderingen gaat het er vaak om dat iedereen het met een besluit eens moet zijn. Maar je kunt ook afspreken dat je het niet altijd eens hoeft te zijn. Hier gebruiken we vergaderingen ook om taken en bevoegdheden te verdelen. Het is belangrijk om van tevoren of te spreken wie welke verantwoordelijkheden heeft. In een vergadering kun je elkaar ook alleen advies geven. De ander beslist dan, dat scheelt een hoop tijd.

De tijd die aan vergaderen besteed wordt kan soms zelfs gehalveerd worden. Zo zijn er een hoop dingen die duidelijk beter kunnen in veel bedrijven. Veel vergaderingen beginnen te laat. Meestal moet er tien, vijftien minuten worden gewacht op een laatkomer. Ook wordt er vaak een slechte planning gemaakt. Of helemaal geen planning. Als mensen zich slecht kunnen voorbereiden, duurt het langer.

Drie kletswetten
Er zijn drie zaken die bijna altijd misgaan.De eerste is dat iedereen altijd iets wil zeggen, het liefst over een onderwerp waar weinig fout mee kan gaan.

De tweede is dan ook dat er over onbelangrijke onderwerpen meer gepraat wordt dan over belangrijke. Over de kleur van de punaises heeft iedereen wel een mening en wordt er snel oeverloos gepraat. Als het over iets als investeringen gaat, denken mensen sneller 'daar weet ik niets van of'. Als iedereen meepraat, moet je al gewaarschuwd zijn.

Nummer drie is dat de beschikbare tijd altijd wordt volgekletst. Als je afspreekt dat je van half tien tot elf de tijd hebt, weet je ook zeker dat je er tot elf uur zit. Maak een korte planning, dan kun je eerder weg.

Met de vuist op tafel
Wat ook niet helpt is dat mensen van praten houden, net zoals veel mensen van lekker eten houden. Het is dan ook belangrijk om een teken af te spreken als de sessie te lang dreigt te duren. In Engeland slaan ze met de vuist op tafel en roepen ze 'off order'. Dat kan midden in een gesprek als er iemand afdwaalt of eindeloos uitwijdt. Je krijgt dan onmiddelijk het woord en de vergadering gaat verder. Dit kan een goede manier zijn om de voorzitter te helpen als die niet zelf durft in te grijpen. Of als hij zelf degene is die te lang aan het woord is...